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安阳工学院行政公文管理制度
2013-04-11 10:48  

安阳工学院行政公文管理制度

 

为了加强我校公文的管理,使之规范化、制度化,根据《河南省教育委员会机关公文处理办法实施细则》等文件精神,结合我校行政机关公文处理的实际情况,制定我校机关公文处理办法和制度如下:

一、来文的处理登记

1.收发。公文的收迸与发出工作由机关的收发室和办公室内勤人员负责,收发室负责加封公文的收进与发出,内勤人员负责公文的启封、分发,收进与发出必须经交接双方认真查点核实,确认没有错投、误投、散包或被拆封的邮件后,方可办理收发手续;校领导和其他部门不直接受理公文,未经办公室收发的公文,运转中如发生误压、漏办、丢失情况,责任由送接公文的人员承担。

    2.登记。办公室内勤人员收到公文后,要详细检点和拆封,并在收文薄上登记和加传阅,填写来文处理笺。上级的电报、电话指示按收文处理。

    3.分办。办公室内勤人员加笺后,将来文送办公室主任(或主管副主任)签注分办意见,再由内勤人员分送各有关校领导和各处室。办理分送有关部门或承办人时,应有签字手续。

    4.批办。重要的来文,如上级机关的决议、决定、批示以及交办的重大事宜等由办公室主任提请校领导批阅,然后按校领导批办意见分发有关部门和人员办理,校领导签署批办意见要明确、妥当、简要,指出承办部门和人员,必要时要指明承办期限,需要两个部门以上合办的需指出主办单位。需传阅或传达的公文,批明对象和范围。

    5.督办与查办。凡经校领导批办或交有关部门办理的公文,办公室要有人按照办理的时限对承办单位和人员进行检查督办,紧急重要的公文,应及时催办,不得漏办和延误,并及时向领导人汇报催办情况,需要召开协调会议进行传达和研究落实的文件,由院长办公室组织协调。

    6.主办。主办部门接到公文后,应认真处理,不得漏办和拖延。如遇到不便处理的问题,应提出具体意见,再送校领导和院长办公室研究处理,不得擅自积压。

    7.协办。两个以上部门共同办理的公文,除主办单位部门外,都应看作协办单位,协办单位要积极提供人员、提供情况,努力协助主办部门落实公文与批办的要求,不得拖延和消极依靠。

    二.本校公文的拟稿与发送

    1.拟稿的要求与注意事项:

    (1)凡学校拟的各类公文稿件,必须符合国家的法律、政策、规定,符合国家教育部、省教育厅的精神。

(2)情况要确定,观点要明确,条理要清楚,层次要分明,文字要简练,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。

    (3)公文中的人名、地名.数字、名称、引文要准确无误。

    (4)公文中的数字,一般用阿拉伯数字,确有必要时也可用汉字书写。同一公文中,数字使用前后必须一致。

    2.审核。公文草稿拟好后,首先送本部门领导进行修改和审核,部门领导对公文的内容、文字表述、文种使用、格式等方面进行全面审核后,方可送主管校领导。以“安阳工学院文件”形式印发的公文,在送主管校领导前,应先送院办主管文字工作的主任审核,加文件处理笺并认真填写。

    3.签发。签发是决定公文稿件最后定稿和批准印发的关键环节,文稿签发后方能生效,未经领导签发的文件不得印制。学校行政部门起草的重要的、涉及面广的文件由院长签发,各机关、业务部门起草的文件,一般由主管校领导签发。

    4.编号。凡以“安阳工学院文件”的形式发出的文件,必须经院长办公室统一编号,办公室人员编号和审核后应签名。

    5.缮印。公文签发、统一编号后,由办公室内勤人员或各部门承办人员送去打印。打印后,经办人员要妥善保存领导签发的底稿,以便和文件一同归档。经办人员要认真核对,确保质量。

    6.盖印。公文一律加盖公章,印章必须清晰、端正,使用学校印章经院长或主管校领导批准;一般性文件、一般的公函、介绍信或经有关领导已经签发的公文,经办公室主任批准,按规定加盖公章。

    7.存档。公文存档要完整,做到文件处理笺、底稿和公文一式三份一并及时存档。

    8.报送。公文印好装订后,应及时上报或下发。发文要及时、准确、全面。及时,即按要求时间完成发放;准确,即按要求发放有关部门,不能送错部门,先发主管这项工作的领导,后发其他领导,先发职能部门,后发其他业务部门和基层的原则进行;全面,即按要求发送有关部门,不能漏送。重要文件,收文人员要签字。

    三.文件传阅。

    1.管理文件的内勤人员收到公文后,应分类并及时地将公文递交办公室主任拟办,主任应提出承办意见或建议。

    2.根据主任的批示,将公文呈送院长或当时主持工作的校领导,有些专业性强、又不涉及全局的文件,根据主任的批示可先送主管这方面工作的校领导,公文传递必须准确、及时、安全。

    3.校领导要及时阅文,阅后应签署意见,校领导阅后没有意见的也必须签名,以示阅过。

    4.领导阅毕还需借用的文件,必须办理借阅手续,不得擅自留下,各部门借阅文件,必须经院长或办公室主任批准,办理借阅手续,定时送还,丢失文件要根据情节轻重追究责任和进行处理。

    5.阅文时,应保持文件整洁,不得将装订的文件拆开,不得在文件上任意批划。

    6.阅文的同志应遵照有关保密规定,不得将文件内容向不该知道的人员泄密。

    四、立卷与销毁

    1.外来公文,根据文件的分类、特点、发文机关等情况妥善归档保存,需要复印的文件,复印后应将原文归档。

    2.部门起草承办的文件,一式三份连同校领导签发的草稿一起交档案室归档,立卷人员应检查文件是否齐全(主件和附件、请示和批复、正本和底稿、转发和原件等)手续是否完备(领导的核稿签发、盖章)等,缺少者由承办人补齐。

    3.以学校的名义上报下发的文件,除档案室立卷保存外,主办部门和院长办公室也应妥善保存,以备查阅。

    4.会议性文件,上级召开的会议和本校召开的会议,由办公室全套立卷,各业务部门召开的业务性会议,由各业务部门立卷,不论什么会议,凡涉及全局性、政策性、历史性文件,均应交l3份归档。

    5.档案人员要将文件收集齐全,然后根据文件的价值,确定保管期限,一般可按永久、长期、短期三个时间类型保存。

    6.严格档案借阅手续,案卷一般不出档案室。凡各部门借阅档案室的档案,须向档案人员办理借阅手续,人事档案除院长(副院长)和管人事的干部外,一般不准借阅,需要借档案中的部分材料,应根据材料的保密和重要程度,分别报经院长、主管校领导、分管人事档案工作的办公室主任批准,并限期归还入档。

    7.没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导人的批准,可定期销毁,销毁机密公文,要登记造册,有专人监督,保证不丢失,不漏销。

 

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