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安阳工学院档案管理办法
2013-04-11 10:44  

安阳工学院档案管理办法

 

第一章  总 则

第一条  为了加强我院档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》,结合我院实际,特制订本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我院从事教学、科研、管理以及其他活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院应把档案工作纳入院整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第四条  实行档案集中统一管理制度,维护档案完整与安全,便于开发利用。

 

第二章 档案机构及其职责

第五条  院综合档案室在院长办公室的领导下,负责全院档案工作,对全院的档案管理工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第六条  学院应确定一名副院长分管档案管理工作。

第七条  各系(院、部)、学院各部门必须有一名主要领导分管本部门的档案工作,并配备一名兼职档案员,具体承办本部门文件材料的收集、整理、组卷和归档工作。

第八条 档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律、保守秘密。

第三章 文件材料的归档与交接

第九条  建立和完善文件材料归档制度,并纳入学院教学、科研和党政管理人员的职责范围内,做到每项教学、科研、党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十条  各系(院、部)、学院各部门在教学、科研和管理活动中形成的文件材料属于归档范围的,应定期向院综合档案室移交,任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

第十一条  各项工作与档案工作应实行“四同步”,即在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条  学院对科研成果、重大设备开箱、基建工程鉴定,验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案室对应归档的文件材料加以审查,签署意见;没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第十三条  实行文件材料形成部门、课题组立件()制度。文件材料的归档范围按《普通高等学校档案管理办法》执行。

第十四条  归档时间与要求:

()各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年4月底前归档;

()各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年9月底前归档;

()科研,基建等部门,应在项目完成后两个月内归档;

()财会部门及各经济实体单位,在会计年度终结后,可暂由财会部门保管1-2,期满后的次年5月底前归档。

第十五条  教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向院综合档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

第四章 档案的管理

第十六条  院综合档案室应遵循档案分类的规则,按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》,结合我院的实际情况,编制全院档案分类大纲和编号方案。归档的文件材料必须依照档案分类大纲和编号方案以及部门立件()的原则,由各部门进行分类、组卷、编目和编号。

第十七条  建立健全档案管理制度,对档案要定期进行检查,切实做好档案的防潮湿、防高、,防光、防尘、防鼠、防盗、防火、防污染等工作,确保档案的安全。

第十八条  销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行,禁止擅自销毁档案。

第十九条  加强对保密档案的管理,保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。

第二十条  档案管理的现代化应纳入学院办公自动化系统,同步发展。

 

第五章 档案的开发与利用

 

第二十一条  院综合档案室所保存的档案,主要供本院利用。如其他单位或个人需要查阅时,应持介绍信,经院办公室主任或综合档案室主任同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经院领导批准。

第二十二条  院综合档案室必须编制必要的检索工具,并积极开展档案的编研工作,更好地为学院教学,科研和党政管理服务。

第二十三条  院综合档案室提供利用的档案,应当用复制件或缩微品,盖有综合档案室印章,具有与档案原件同等的效力。

第二十四条  院综合档案室应采取多种形式,积极开展档案宣传工作。

第二十五条  院综合档案室应加强对档案的研究、整理,有计划地编辑出版档案材料。

第六章 附 则

第二十六条  党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像10大类档案工作规范,由院综合档案室负责制定施行。

第二十七条  凡此前学院印发的有关档案工作管理办法与本办法不一致的,以本办法为准。

第二十八条  本办法由院办综合档案室负责解释。

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